22/05/2024
En el món de la gestió de projectes, l’eficiència és fonamental. Avui volem parlar de com es poden combinar diferents elements per aconseguir-la.
Per assegurar-nos que fem servir el mateix concepte: un projecte és un esforç temporal que té un principi i un final, que crea una cosa única i que s’elabora de manera progressiva.
La gestió eficient implica manejar de manera conscient i precisa múltiples elements, des dels bàsics —aquells sense els quals el projecte no tindria entitat i no existiria—, passant pels complicats —aquells que l’enriqueixen i el fan créixer—, els complexos —aquells que l’enforteixen i el doten de rellevància—, sense oblidar els caòtics —aquells que, per intangibles, poden ordenar o confondre—.
Guia completa de gestió d’elements bàsics: abast, temps i cost
Aquests conceptes formen una tríada indissoluble en projectes de gestió tradicional, o binomis amb vers blanc, per a projectes àgils.
Abast, temps i cost s’han de vigilar constantment per evitar canvis no planificats.
Una gestió eficient de l’abast
Una gestió eficient de l’abast requereix tenir clar el que s’ha sol·licitat per assegurar que hi dediquem esforços i, sobretot, el que no s’ha demanat per assegurar que no perdem el temps. Aquesta gestió implica:
- Comprovar constantment que estem acabant tota la feina
- No permetre que s’inclogui nou abast a l’atzar
Una gestió eficient del temps
Una gestió eficient del temps requereix identificar totes les activitats que s’han de dur a terme, quantificar l’esforç de cadascuna de manera temporal i anar comprometent dates de lliurament.
Una gestió eficient del cost
La gestió del temps està molt lligada a la gestió del cost, ja que ambdues requereixen una gran feina d’estimació i es farà sobre les activitats identificades:
La gestió d’ambdues implica:
- Assegurar que les estimacions les fa la persona que durà a terme l’activitat, intentant que sigui al més petita possible
- Revisar les estimacions contínuament per acostar-les a la realitat
- Dur a terme accions preventives i correctives quan es detectin problemes
Guia completa de gestió d’elements complicats: qualitat, recursos i riscos
Són elements crítics, però sovint subestimats. Requereixen planificació i control, especialment la qualitat.
Una gestió eficient de la qualitat
La qualitat és el grau amb què el projecte compleix els requisits. La falta d’atenció a la qualitat en els projectes sempre es tradueix en retreball i defectes; sovint s’oblida que la qualitat ha de ser planificada i, com a mal menor, s’inspecciona.
És important recordar que la qualitat és responsabilitat de tots, en tots els àmbits i en tot moment.
Una gestió eficient dels recursos
Gestionar els recursos implica assignar rols clars i desenvolupar l’equip.
Una gestió eficient dels recursos implica:
- Identificar el tipus de projecte que durem a terme: projectes amb IA o sense IA.
- Identificar rols i responsabilitats: cal saber qui ho farà, què farà i quan s’espera que ho faci.
- Desenvolupar l’equip: una sola persona no fa un projecte, un grup de persones no fa un equip, un equip cohesionat genera valor.
- Publicar sistemes de recompenses: la gent necessita ser recompensada per la feina que fa.
Guia completa de gestió d’elements complexos: satisfacció, valor i millora
Aquests elements estan íntimament relacionats, perquè es retroalimenten.
La satisfacció del client i la satisfacció de l’equip del projecte són essencials.
Volem anar més enllà del lliurament, busquem valor per al client, assegurant que li serveix per a un propòsit concret i ho fa amb garantia, i que estarà disponible quan calgui.
Treballar en la millora implica revisar si els nivells de satisfacció són els esperats, per treballar a definir i executar plans d’acció que ens portin als nivells que ens inspiren.
Guia completa de gestió d’elements caòtics: valentia, compromís i focus
Són fonamentals perquè tot i que la major part de les vegades passen desapercebuts, si no existissin desestabilitzarien qualsevol projecte i el portarien al fracàs.
Són caòtics, perquè estan units a les persones i no al coneixement i, per això, no podem esperar una resposta fixa, exacta i homogènia.
La valentia, el compromís i el focus s’han de gestionar com a equip per mantenir un progrés acceptable.
Gestionar-los implica treure’ls a la llum i detectar el grau que hi té cada individu, i treballar per compensar, com a equip, les possibles dificultats que puguin existir de manera individual, perquè s’assoleixi un nivell de conjunt acceptable d’avenç.
Una gestió eficient de la valentia
Hem de gestionar la valentia, la que es necessita en els equips per afrontar nous reptes, per tenir una mirada neta i sense biaixos que permeti posar-se en altres llocs, canviar la perspectiva i veure la situació des d’altres punts de vista. Sense valentia no es poden recórrer camins desconeguts.
Una gestió eficient del compromís
Hem de gestionar el compromís, el que ajuda a no rendir-se, el que ens posa al servei de l’equip i ens convida a aportar amb generositat tot el talent, el coneixement, l’energia i la passió de què som capaços. Sense compromís, el resultat del lliurament del projecte serà com jugar als daus.
Una gestió eficient del focus
I hem de gestionar el focus per assegurar que tothom el coneix i que il·lumina el camí que porta cap a l’objectiu. Sense focus, l’esforç es dispersa i no suma.
A CaixaBank Tech hem posat en marxa indicadors de salut que ens ajuden a cuidar tots aquests elements. La gestió efectiva i curosa és fonamental i ens assegura assolir els resultats i l’èxit desitjat en tots els projectes.
tags:
Comparteix: